資料準備與命名規則
適用對象
負責準備第一批資料的管理員或導入窗口。
概述
第一批資料不需要涵蓋公司的所有內容。建議先準備 3–5 個完整專案、一份標準作業流程，以及一份常見問答或回覆範例，其餘在測試期間分批補充。
回答品質取決於資料的品質與組織方式，而非資料量。未經整理的大量資料會降低回答的準確度。
基本原則
- 優先選常用的資料——客戶專案、內部 SOP、常見問答、服務規範、供應商資訊。
- 權限依用途授權。 只需查詢的來源給唯讀（Google Drive 選「檢視者」、NAS 資料夾設唯讀）；需要 ANIMA 寫回結果的來源才開放寫入。
建議的資料夾結構
建立一個總資料夾集中存放，例如 ANIMA 上線準備資料。可以放在 Google Drive 或 Synology NAS。
| 資料夾 | 建議內容 |
|---|---|
01_客戶專案資料 |
每個客戶／專案的溝通紀錄、提案、報價、會議記錄、交付成果 |
02_內部知識與 SOP |
服務流程、審核標準、回覆範本、新人訓練資料 |
03_品牌語氣與範例 |
客戶回覆範例、提案範例、建議用語與應避免的說法 |
04_供應商與在地洞察 |
供應商溝通紀錄、注意事項、經驗累積 |
05_待整理資料 |
尚未分類但可能有用的；請先排除私人與敏感內容 |
檔名命名
檔名缺乏一致規則時，找檔案的命中率會明顯下降。
- 建議格式：
日期_客戶或專案_資料類型 - 範例：
2026-05_A客戶_日本行程需求訪談 - 版本標在末尾：
A客戶_日本行程提案_v1 - 避免使用僅少數人理解的縮寫，或無法辨識內容的名稱
將過期版本移出已授權的資料夾，或在檔名清楚標示版本與生效日。同一份 SOP 有多個版本並存時，ANIMA 可能引用舊版。
各來源的準備重點
Google Drive——優先整理常用且沒有安全疑慮的資料：客戶專案（提案、報價、會議記錄、結案資料）、內部 SOP、品牌語氣範例，以及品質良好的過往成果。
Slack——先確認哪些公開群組適合作為內部共用資訊，再將 ANIMA 加入。私人群組的內容不會成為內部共用資訊。加入前請依公司規範檢查是否包含私人或機敏內容。
LINE——需要納入歷史對話時，先匯出為 .txt，在群組綁定後上傳到 Admin Panel（不需放進總資料夾）。上傳前請移除私人或無關內容。
Synology NAS——先記錄預計連接的資料夾路徑，確認其中的文件適合納入，並使用清楚可辨識的資料夾名稱。
資料安全檢查
授權前請依公司內部規範確認資料用途、存取範圍與個人資料處理方式。
請排除或處理：
- 私人照片、私人行程、家人朋友資料、與公務無關的聊天紀錄
- 護照、身分證、信用卡、銀行帳戶、生日、住址、電話等個人資料
- 需要保留上下文時，先遮蔽、去識別化，或只保留必要摘要
- 高度機密資料（薪資、股權、合約底價、法律文件）請謹慎評估，並確認已取得適當授權
資料一旦進入 ANIMA 可讀取的範圍，角色的正確設定即為唯一的隔離機制。分享前確認範圍，成本遠低於事後補救。
建議優先整理的類型
| 類型 | 為什麼 |
|---|---|
| 常見問題與標準答案 | 新人、客戶、內部最常問的事，投報率最高 |
| 完整專案案例 | 從需求、討論、提案、報價、修改到交付的完整紀錄 |
| 服務流程與審核標準 | 哪些要主管確認、哪些可以對外回覆 |
| 公司語氣範例 | 使產出的草稿符合貴公司既有的表達方式 |
| 供應商或在地經驗 | 未被文件化、但實務上關鍵的知識 |
常見問題
是否須等資料整理完成才能開始？ 不須。第一批資料準備完成即可開始連接，其餘分批補充。
資料應放在 Google Drive 還是 NAS？ 維持貴公司原本的存放方式即可。兩者 ANIMA 都能存取，不需要為了導入而搬移既有資料。
資料已分散各處，一定要集中嗎？ 不需要。ANIMA 可同時存取多個來源。集中存放的好處在於管理便利，不是技術上的必要條件。