應用情境：HR 與行政

更新 2026-09-08

適用對象

HR、行政、總務，以及需要回覆公司規定相關問題的同仁。

本篇的情境依賴人事規章、表單與 SOP 所在的資料夾，需由管理員加入對應群組的角色。規章內容授權後，同仁可在群組中直接查詢。

問法（同仁在群組中直接提問）

「特休怎麼計算？未休完的可以遞延嗎？」「報銷單在哪裡？要附什麼？」

預期產出：直接引用規章原文的回答，附出處。

前置條件：人事規章與表單放在已授權的資料夾。

建議做法：將常見問題整理成一份 FAQ 文件並納入授權範圍，準確度高於讓 ANIMA 從冗長的規章中推論。

問法

「新人報到第一週要完成哪些事？」「我要申請 VPN，流程是什麼？」

預期產出：步驟清單。

建議做法：建立新人專用群組，套用僅包含公開規章與新人指南的角色，即可將新人的可查詢範圍限定在適當內容。

問法

「把出差相關的規定整理成一頁：申請流程、可報銷項目、額度上限、需要的單據。做成 Google 文件給我連結。」

預期產出：整理好的 Google 文件連結。

注意事項：不同文件對同一件事寫法不一致時，ANIMA 會照實呈現差異，不會自行擇一。這代表 ANIMA 協助發現了文件之間的矛盾。

問法

「每個月 25 號早上十點，在這個群提醒大家送出當月工時表。」

預期產出：固定執行的提醒。

前置條件：由該群組的成員建立。同群組的成員均可修改或停用。

問法

「這份掃描的員工申請單，填了哪些項目？」

預期產出：辨識後的內容整理。

注意事項：手寫字的辨識率明顯低於印刷體。無法辨識時 ANIMA 會明確告知，不會推測內容。

重要

人事資料屬於高度機敏。將薪資、考績、個人資料分享給 ANIMA 之前，請先確認角色設定正確。資料一旦進入可讀範圍，角色即為唯一的隔離機制。